Exigences et Automatisation de les « Prior Notices » de la FDA
L’industrie agroalimentaire mondiale est soumise à des réglementations strictes visant à garantir la sécurité des aliments destinés à la consommation humaine et animale.
Aux États-Unis, la Food and Drug Administration (FDA) joue un rôle central dans cette mission.
L’une des principales exigences de la FDA est la soumission de notifications préalables (« Prior Notices ») pour les exportations de produits alimentaires et de boissons aux États-Unis.
Cette exigence donne à la FDA le temps et les informations nécessaires pour évaluer et éventuellement inspecter les aliments avant leur arrivée, renforçant ainsi la sécurité de la chaîne d’approvisionnement alimentaire.
Le respect des exigences de << Prior Notice >> est crucial pour les entreprises exportant des produits alimentaires aux États-Unis. Le non-respect de ces règles peut entraîner des retards, un refus d’entrée, voire des sanctions.
Compte tenu de la complexité et des défis associés à l’exigence de préavis, l’automatisation du processus de préavis avec l’application PriorNotify est devenue une nécessité pour les entreprises afin de garantir l’efficacité, l’exactitude et la conformité.
Comprendre les Exigences de la FDA en Matière de « Prior Notices »
La notification préalable est une obligation légale selon laquelle les expéditeurs ou leurs agents doivent informer la FDA avant l’arrivée d’une expédition de nourriture ou de boisson aux États-Unis.
Cet avis doit être envoyé par voie électronique via l’ interface du système de notification préalable ( ou PNSI ) de la FDA.
Les informations requises dans la << Prior Notice >> doivent être fournies pour chaque produit alimentaire ou boisson de chaque expédition :
- L’identité de l’expéditeur et du destinataire pour chaque envoi.
- L’identité du transporteur pour chaque envoi.
- Le pays d’origine de chacun des produits alimentaires ou boissons de chaque expédition.
- Une description détaillée des produits alimentaires ou des boissons, y compris les noms commerciaux, les codes d’identification, la quantité et l’emballage .
- La date et l’heure auxquelles l’envoi est censé arriver au port américain.
La << Prior Notice >> doit être soumise dans des délais précis avant l’arrivée de l’envoi. Ces délais varient selon le mode de transport.
En général, pour la plupart des expéditions internationales, la << Prior Notice >> doit être soumis avant ou au moment de l’expédition depuis le pays étranger.
Plus précisément , si l’expédition arrive aux États-Unis par avion ou par train, la notification préalable doit être soumise au plus tard 4 heures avant l’arrivée au port américain. Si l’expédition arrive aux États-Unis par voie maritime, la notification préalable doit être soumise au plus tard 8 heures avant l’arrivée au port américain.
Il est important de noter que certains aliments sont exemptés de l’obligation de notification préalable, notamment les cadeaux personnels non professionnels, les échantillons commerciaux de faible valeur et les aliments transportés avec un voyageur et destinés à sa consommation personnelle.
Il appartient toutefois à l’expéditeur de déterminer si son envoi est réellement exempté.
Le non-respect des exigences de préavis peut avoir des conséquences importantes.
La FDA peut retenir, refuser l’entrée ou ordonner la destruction des aliments non conformes. Des sanctions civiles et pénales peuvent également être imposées.
Les Défis de la Soumission Manuelle des << Prior Notices >>
Pour les entreprises exportant des produits alimentaires vers les États-Unis, la saisie manuelle des données et la soumission des informations requises pour les préavis peuvent prendre du temps, être coûteuses et sujettes aux erreurs humaines.
La soumission de chaque << Prior Notice >> peut prendre de 7 à 10 minutes, voire plus. Cette approche manuelle est coûteuse et désagréable. Avec un nombre élevé d’envois, la saisie répétée des informations requises pour chaque soumission augmente le risque d’erreurs de transcription.
De plus, les informations nécessaires à chaque << Prior Notice >> peuvent être stockées dans différents systèmes (gestion des commandes, logistique, etc.), ce qui rend la collecte et la consolidation des données difficiles.
Face à ces défis, l’automatisation du processus de pré-notification s’avère une solution tout à fait logique et efficace.
Automatisation du Processus de << Prior Notices >>
L’automatisation du processus de notification préalable implique l’utilisation de logiciels et de systèmes intégrés, tels que PriorNotify, pour collecter, valider et soumettre électroniquement les informations requises à la FDA.
Cette approche offre de nombreux avantages.
Par exemple, l’automatisation minimise la saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque d’erreur humaine et de non-conformité. Elle simplifie également le processus de soumission des préavis, permettant aux entreprises de se conformer plus rapidement aux exigences et de libérer des ressources humaines pour d’autres tâches.
De plus, des solutions comme PriorNotify s’intègrent facilement aux systèmes de gestion des commandes existants, ainsi qu’aux sites Web et aux boutiques de commerce électronique comme Shopify , PrestaShop , WiX , WordPress, Magento et autres, pour assembler automatiquement les informations nécessaires, éliminant ainsi le besoin de plusieurs saisies manuelles.
Tout cela peut être réalisé facilement et économiquement avec PriorNotify.
Conclusion
Le respect des exigences de notification préalable de la FDA est une obligation fondamentale pour les entreprises exportant des produits alimentaires vers les États-Unis.
L’automatisation de ce processus offre des avantages significatifs en termes de réduction des erreurs, de gain de temps, d’amélioration de la conformité et d’intégration des données.
En adoptant les technologies appropriées, grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, minimiser les risques et garantir des échanges commerciaux fluides avec les États-Unis.
La soumission automatique des << Prior Notices >> requis avec PriorNotify n’est pas seulement une question d’efficacité opérationnelle, mais également une approche proactive pour garantir la conformité réglementaire et protéger les opérations et les bénéfices futurs sur le marché américain.
