Requisiti e Automazione di “Prior Notices” della FDA
L’industria alimentare globale è soggetta a severe normative volte a garantire la sicurezza degli alimenti destinati al consumo umano e animale.
Negli Stati Uniti, la Food and Drug Administration (FDA) svolge un ruolo centrale in questa missione.
Uno dei requisiti chiave della FDA è l’obbligo di presentare una “Prior Notice”(preavviso) per le spedizioni di alimenti e bevande importate negli Stati Uniti.
Questo “Prior Notice” alla FDA il tempo e le informazioni necessari per valutare ed eventualmente ispezionare gli alimenti prima del loro arrivo, rafforzando così la sicurezza della filiera alimentare.
Il rispetto degli obblighi di preavviso è fondamentale per le aziende che esportano prodotti alimentari negli Stati Uniti. Il mancato rispetto di queste norme può comportare ritardi, diniego dell’ingresso o persino sanzioni.
Data la complessità e le sfide associate al requisito di “Prior Notices”, automatizzare il processo di preavviso con l’app PriorNotify è diventato una necessità per le aziende per garantire efficienza, accuratezza e conformità.
Comprensione dei Requisiti di “Prior Notices” della FDA
La “Prior Notice” è un requisito legale che impone agli spedizionieri o ai loro agenti di informare la FDA prima che una spedizione di alimenti o bevande arrivi negli Stati Uniti.
La presente comunicazione deve essere inviata elettronicamente tramite l’ interfaccia del sistema di preavviso ( o PNSI ) della FDA.
Le informazioni richieste nella preavviso devono essere fornite per ogni prodotto alimentare o bevanda in ogni spedizione:
• L’identità del mittente e del destinatario di ogni spedizione.
• L’identità del vettore per ogni spedizione.
• Il paese di origine di ciascuno dei prodotti alimentari o delle bevande presenti in ogni spedizione.
• Una descrizione dettagliata dei prodotti alimentari o delle bevande, compresi i nomi commerciali, i codici identificativi, la quantità e la confezione.
• Data e ora in cui si prevede che la spedizione arrivi al porto degli Stati Uniti.
La Prior Notice devono essere presentate entro specifici termini prima dell’arrivo della spedizione. Tali termini variano a seconda della modalità di trasporto.
In generale, per la maggior parte delle spedizioni internazionali, la “Prior Notice” deve essere presentata prima o al momento della spedizione dal paese estero.
Nello specifico , se la spedizione arriverà negli Stati Uniti in aereo o in treno, la “Prior Notice” dovrà essere presentata entro e non oltre 4 ore dall’arrivo al porto americano. Se la spedizione arriverà negli Stati Uniti via mare, la “Prior Notice” dovrà essere presentata entro e non oltre 8 ore dall’arrivo al porto americano. Se la spedizione arriverà negli Stati Uniti via camion (su strada), la “Prior Notice” dovrà essere presentata entro e non oltre 2 ore dall’arrivo al porto.
È importante notare che alcuni alimenti sono esenti dall’obbligo di “Prior Notices”, tra cui regali personali non aziendali, campioni commerciali di basso valore e alimenti trasportati con un viaggiatore e destinati al consumo personale del viaggiatore.
Tuttavia, è responsabilità del mittente determinare se la spedizione è effettivamente esente.
Il mancato rispetto degli obblighi di preavviso può avere conseguenze significative. La FDA può trattenere, rifiutare l’ingresso o ordinare la distruzione degli alimenti non conformi. Possono essere imposte anche sanzioni civili e penali.
Le Sfide dell’Invio Manuale di “Prior Notices”
Per le aziende che esportano prodotti alimentari negli Stati Uniti, l’inserimento manuale dei dati e l’invio delle informazioni richieste per la notifica preventiva possono essere dispendiosi in termini di tempo e denaro, oltre a essere soggetti a errori umani.
L’invio di ogni “Prior Notice” può richiedere dai 7 ai 10 minuti o più. Questo approccio manuale è costoso e poco piacevole. Con un numero elevato di spedizioni, l’inserimento ripetuto delle informazioni richieste per ogni invio aumenta il rischio di errori di trascrizione.
Inoltre, le informazioni necessarie per ogni preavviso potrebbero essere archiviate in sistemi diversi (gestione degli ordini, logistica e simili), rendendo difficile la raccolta e il consolidamento dei dati.
Di fronte a queste sfide, automatizzare il processo di preavviso è una soluzione del tutto logica ed efficace.
Automazione del Processo di Preavviso
L’automazione del processo di notifica preventiva prevede l’utilizzo di software e sistemi integrati, come PriorNotify , per raccogliere, convalidare e inviare elettronicamente le informazioni richieste alla FDA.
Questo approccio offre numerosi vantaggi.
Ad esempio, l’automazione riduce al minimo l’inserimento manuale dei dati, riducendo il rischio di errori umani e di non conformità. L’automazione semplifica anche il processo di invio delle “Prior Notices”, consentendo alle aziende di conformarsi ai requisiti più rapidamente e di liberare risorse umane per altre attività.
Inoltre, soluzioni come PriorNotify si integrano facilmente con i sistemi di gestione degli ordini esistenti, nonché con siti web e negozi di e-commerce come Shopify , PrestaShop , WiX , WordPress, Magento e altri , per raccogliere automaticamente le informazioni necessarie, eliminando la necessità di più inserimenti manuali.
Tutto questo può essere realizzato in modo semplice ed economico con PriorNotify.
Conclusione
Il rispetto dei requisiti di “Prior Notice” della FDA è un obbligo fondamentale per le aziende che esportano prodotti alimentari negli Stati Uniti.
L’automazione di questo processo offre vantaggi significativi in termini di riduzione degli errori, risparmio di tempo, maggiore conformità e integrazione dei dati.
Adottando le tecnologie giuste grazie all’automazione, le aziende possono semplificare le loro operazioni, ridurre al minimo i rischi e garantire un commercio regolare con gli Stati Uniti.
L’invio automatico delle “Prior Notices” richieste tramite PriorNotify non è solo una questione di efficienza operativa, ma anche un approccio proattivo per garantire la conformità normativa e proteggere le operazioni e i profitti futuri nel mercato statunitense.
